Una lavagna può cambiare il tuo modo di lavorare
Una delle domande più frequenti che ricevo è:
“Come posso organizzare il lavoro per ridurre il multitasking?”
La risposta non è un’app miracolosa né una nuova metodologia complessa. Si parte da uno strumento semplice ma potentissimo: una lavagna Kanban.
Sì, proprio quella usata nei team Agile, nello sviluppo software e sempre più spesso anche nella gestione personale.
Come funziona una lavagna Kanban?
Nel suo formato essenziale (ispirato alla Kanban Guide di Kanban University), una board Kanban è divisa in tre colonne:
- Da fare (To Do) – tutte le attività che devono ancora iniziare
- In corso (In Progress) – le attività su cui stai effettivamente lavorando
- Fatto (Done) – le attività completate
Puoi usare strumenti digitali come Trello, Jira o Kanbantool, ma ti consiglio di iniziare con qualcosa di fisico: una parete, dei foglietti adesivi colorati e un pennarello. Toccare e spostare le attività con mano ha un impatto visivo e psicologico potente.
L’esperimento
Per i prossimi 2-3 giorni, non cambiare nulla nel tuo modo di lavorare. Semplicemente, riporta tutte le attività che affronti sulla tua lavagna.
Ogni volta che inizi qualcosa, spostala nella colonna “In corso”. Quando la completi, spostala in “Fatto”. Sembra banale? Forse. Ma dopo poche ore inizierai a notare un pattern.
Se la colonna “In corso” somiglia alla tangenziale alle otto del mattino, abbiamo un problema. E si chiama multitasking.
Nelle guide "PMI Agile Practice Guide" e "Disciplined Agile", emerge un concetto: la visualizzazione del flusso di lavoro è il primo passo per migliorare la produttività individuale e collettiva. E secondo la Kanban Guide, uno dei sei principi fondamentali è proprio “Visualizzare il flusso” per poterlo migliorare in modo evolutivo.
Perché funziona?
Visualizzare ciò che stai facendo rende evidenti i colli di bottiglia, ma soprattutto ti obbliga a prendere coscienza di quante cose hai iniziato contemporaneamente. Ed è lì che entra in gioco la gestione consapevole del WIP – il Work In Progress – di cui parleremo nel prossimo articolo.
E tu? Quante attività hai nella tua colonna “In corso” in questo momento?
Prova anche tu l’esperimento e raccontami com’è andata!
Nel prossimo articolo parleremo di come limitare il lavoro in corso e iniziare a chiudere le attività, non solo iniziarle.
