Multitasking e attività: come ritrovare il controllo spezzando il lavoro in blocchi gestibili
Com’è andato il tuo esperimento con la lavagna Kanban?
Hai provato a visualizzare il tuo lavoro quotidiano?
Se sì, potresti esserti trovato davanti a uno scenario familiare: una colonna “In corso” piena zeppa e una sensazione costante di sovraccarico.
È quello che è successo anche a molti colleghi e amici nelle ultime settimane: alcuni hanno subito notato benefici, altri si sono trovati sommersi da una montagna di attività — tra lavoro, vita privata e tutto ciò che c’è in mezzo.
Il problema non è solo il multitasking. È anche la dimensione dei task.
Non basta fare una cosa alla volta. Serve anche che quella cosa sia abbastanza piccola da essere gestita in modo realistico.
Spesso il motivo per cui ci sentiamo bloccati non è che facciamo troppe cose, ma che le cose che facciamo sono troppo grandi, vaghe o indefinite. Qui entra in gioco un principio semplice: scomporre il lavoro in unità gestibili nel tempo.
Il metodo dei blocchi da 30 minuti (ispirato alla Pomodoro Technique)
Uno dei metodi più efficaci per spezzare l’attività e restare focalizzati è la Pomodoro Technique ideata da Francesco Cirillo. Il principio è semplice:
- lavora in intervalli da 25 minuti, seguiti da 5 minuti di pausa. Dopo 4 cicli, fai una pausa più lunga.
Nel tempo, puoi adattare il metodo al tuo stile. Io, ad esempio, uso blocchi da 30 minuti (massimo un’ora) per garantire concentrazione e flessibilità.
Se un’attività richiede più di 4 ore, dividila in attività più semplici. Non affrontarla come un unico “blocco”, ma suddividila in micro-obiettivi. È così che trasformi una montagna in tanti gradini.
Quattro consigli pratici per lavorare meglio
- Una sola attività per volta nella colonna “In corso”
Concentrati su una singola azione. Il WIP limit (Work In Progress) non è solo per i team: funziona anche a livello personale. - Blocchi da 30 minuti (max 1 ora)
Se superi quest’arco temporale, perdi focus e aumenta il rischio di distrazioni. - Mai oltre 4 ore per attività difficili
Quando un task richiede troppa energia mentale, è meglio affrontarlo a rate. Frazionarlo aiuta a mantenerne la qualità. - Distingui visivamente attività di lavoro e attività personali
Sulla tua lavagna (fisica o digitale), usa colori diversi o sezioni separate. Ti aiuterà a mantenere equilibrio e priorità.
E tu, come ordini le tue attività?
- Parti da ciò che è urgente o da ciò che è importante?
- Valuti il tempo, l’energia o l’impatto?
- Hai un tuo criterio personale?
Raccontarmi la tua storia, o scrivimi le tue domande.
Ricorda: non esiste una formula magica, ma un processo continuo di osservazione e adattamento. E tutto inizia con un post-it.
